Rundschreiben des Landeskirchenamtes an die Kirchengemeinden, kirchlichen Verbänden und Kirchenkreise betreffend die Bestellung von örtlich Beauftragten für den Datenschutz¹#

Mit dem Ersten Änderungsgesetz zum Kirchengesetz über den Datenschutz in der EKD, das bereits zum 1. Januar 2003 in Kraft getreten ist, hat die kirchliche Gesetzgebung wesentliche Entwicklungen des europäischen Datenschutzrechts übernommen. Damit die Umsetzung des Datenschutzes in der täglichen Verwaltungspraxis eine stärkere Gewichtung erfährt, sieht § 22 des Kirchengesetzes über den Datenschutz in der EKD (DSG-EKD)²#vor, dass alle Kirchengemeinden, kirchliche Verbände und Kirchenkreise grundsätzlich örtliche Beauftrage für den Datenschutz zu bestellen haben. Einzelheiten hierzu regelt § 9 der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD (Datenschutzdurchführungsverordnung - DSVO)³#. Danach haben Kirchengemeinden, kirchliche Verbände und Kirchenkreise

1. örtliche Beauftragte für den Datenschutz zu bestellen,
   (wenn in der Regel mehr als neun [früher sechs] Personen ständig mit der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten beschäftigt sind) und
2. die Vertretung der örtlich Beauftragten für den Datenschutz zu regeln.

Bei der Berechung der Anzahl der Personen, die ständig mit personenbezogenen Daten umzugehen haben, sind die Pfarrerinnen und Pfarrer sowie alle Mitarbeitenden, die in Voll- oder Teilzeit kirchliche Aufgaben wahrnehmen, einzubeziehen. Das seit dem 1. Januar 2013 modifizeirte EKD-Datenschutzgesetz sieht im § 22 DSG-EKD⁴# ausdrücklich vor, dass kleine kirchliche Körperschaften, in denen neun [früher sechs] oder weniger Personen mit der Bearbeitung personenbezogener Daten befasst sind, von der Bestellung von örtlich Beauftragten für den Datenschutz ausgenommen werden. Für alle anderen kirchlichen Körperschaften ist es notwendig, die Bestellung einer oder eines Beauftragten sowie die Vertretung zu regeln.

§ 9 Abs. 1 DSVO⁵# sieht seit dem 1. August 2015 vor, dass die oder der vom Kirchenkreis bestellte örtlich Beauftragte für den Datenschutz auch für die Kirchengemeinden und Verbände zuständig ist, soweit nicht eigene örtlich Beauftragte für den Datenschutz bestellt sind.

Erfahrungsgemäß ist es auf Ebene der Kirchengemeinden und kleinerer kirchlicher Verbände schwierig, Mitarbeitende für die Beauftragtentätigkeit zu gewinnen. Deshalb wird vorgeschlagen, die Möglichkeit des § 22 Absatz 1 Satz 2 DSG-EKD⁶# zu nutzen, „gemeinsame örtliche Beauftragte für den Datenschutz“ zu bestellen (z. B. auf Ebene eines Gestaltungsraumes). Als Vertreterin und Vertreter können auch örtliche Beauftragte für den Datenschutz benachbarter kirchlicher Körperschaften berufen werden, eine gegenseitige Vertretung ist grundsätzlich zulässig. Durch das Zusammenwirken von Beauftragten und vertretenden Personen können zudem Synergieeffekte genutzt werden, wenn z. B. der mehr rechtlich vorgebildete Beauftrage mit dem mehr technisch vorgebildeten Beauftragten eng zusammenarbeitet oder eine neu gewählte Person eingearbeitet wird. Auch ist es vorstellbar, dass die für den Bereich der Diakonie bereits bestellten Betriebsbeauftragten für den Datenschutz auch zu örtlich Beauftragten für den Datenschutz für die Kirchengemeinden, kirchlichen Verbände und Kirchenkreise berufen werden. Vor der Bestellung gemeinsam örtlicher Beauftragter für den Datenschutz haben die beteiligten kirchlichen Stellen (z. B. bei zwei Kirchenkreisen) ihre grundsätzliche Zustimmung zu erklären. Dabei können Vereinbarungen zum Arbeitsumfang und zur Finanzierung getroffen werden.

Wir bitten Sie hiermit die Bestellung von örtlichen Beauftragten aktiv anzugehen. Einzelheiten zum Verfahren, zum geeigneten Personenkreis sowie zu den Aufgaben und zur Zusammenarbeit sind § 9 DSVO⁷# sowie der dazugehörigen Anlage 3⁸# zu entnehmen.

Die Bestellung von örtliche Beauftragten für den Datenschutz ist dem Beauftragten für den Datenschutz der EKD sowie den aufsichtsführenden Stellen mitzuteilen. Ein entsprechendes Formular ist in der Anlage 3 der DSVO⁹# zu finden.

Dem Rundschreiben Nr. 3/2015¹⁰# war der Aufgabenkatalog für die Betriebsbeauftragten und die örtlich Beauftragten für den Datenschutz als Anlage beigefügt. In diesem Rundschreiben werden auch Empfehlungen zur Festlegung angemessener Stellenanteile ausgesprochen.