Aufbewahrungs- und Kassationsplan für die bei kirchlichen Körperschaften seit dem Jahr 1950 erwachsenen Unterlagen

1 Auf Grund von § 3 Absatz 2 der Verordnung über Aufbewahrung und Kassation von kirchlichen Unterlagen vom 20. Februar 2003¹# hat das Landeskirchenamt folgenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan für die bei kirchlichen Körperschaften seit dem Jahr 1950 erwachsenen Unterlagen beschlossen. 2 Die Fassung vom 1. Juli 2014 (KABl. 2014 S. 353) tritt damit außer Kraft.

1 Der Aufbewahrungs- und Kassationsplan dient dazu, die in Registraturen erwachsenen amtlichen Unterlagen auf das notwendige Maß zu beschränken. 2 Rechtzeitiges Aussondern erhält die Funktionsfähigkeit der Registratur. 3 Nicht mehr benötigte Unterlagen sind je nach ihrem Wert auf Dauer zu archivieren oder nach Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfristen zu vernichten (Kassation).

4 Allgemeines Ziel der Bewertung ist eine möglichst vollständige Dokumentation kirchlichen Wirkens in Vergangenheit und Gegenwart bei gleichzeitig konzentrierter Überlieferungsbildung. 5 Für die eigene Verwaltung, als Grundlage für Wissenschaft und Forschung sowie zur demokratischen Kontrolle des eigenen Handelns werden relevante Unterlagen aufgrund ihrer rechtlichen Bedeutung oder ihres wissenschaftlichen, geschichtlichen und künstlerischen Wertes ausgewählt.

6 Unterlagen sind Akten, Kirchenbücher und andere Amtsbücher, Urkunden, Handschriften und andere Schriftstücke, Dateien, amtliche Druckschriften, Pläne, Karten, Plakate, Siegel, Petschafte, Bild-, Film- und Tondokumente sowie sonstige, auch auf maschinenlesbaren Informations- und Datenträgern gespeicherte Dokumente. 7 Unterlagen sind auch die zur Auswertung, Sicherung und Nutzung erforderlichen Hilfsmittel und Programme. 8 Digitale Unterlagen werden in einem unkomprimierten Standardformat in einem dokumentierten Ablagesystem nach dem Akten- und Registraturplan geordnet abgespeichert. 9 Die digitalen Archivobjekte werden möglichst in Langzeitspeicherformaten auf einem eigenen Archivserver abgelegt.

10 Dieser Aufbewahrungs- und Kassationsplan gilt für alle kirchlichen Körperschaften nach § 1 ArchG²#, d. h. für Kirchengemeinden, Kirchengemeindeverbände, Kirchenkreise, Kirchenkreisverbände und Landeskirche sowie deren Ämter, Dienste, Werke und Einrichtungen. 11 Kirchliche Werke, Einrichtungen und Stiftungen mit eigener Rechtspersönlichkeit können die Übernahme dieses Planes beschließen. 12 Zusammengefasst wird im Aufbewahrungs- und Kassationsplan immer von „kirchlicher Körperschaft“ gesprochen, wenn das Schriftgut der eigenen Einrichtung gemeint ist.

13 Zu Einzelheiten der Kassation (Bewertung) wird auf den § 4 der Aufbewahrungs- und Kassationsordnung³# verwiesen. 14 In einem Kassationsprotokoll ist dem Landeskirchlichen Archiv anzuzeigen, welche kirchlichen Unterlagen in welchem Umfang und auf welche Weise vernichtet werden sollen. 15 Erfolgt innerhalb von vier Wochen kein Widerspruch durch das Landeskirchliche Archiv, gilt die Kassation als genehmigt. 16 Die Entscheidung über Aufbewahrung und Kassation gilt nicht für einzelne Schriftstücke, sondern soll immer für ganze Akteneinheiten getroffen werden. 17 Ohne die Einwilligung des Landeskirchlichen Archivs dürfen nur die unter den Ziffern F bis H genannten Unterlagen vernichtet werden, sofern sie erst nach 1950 entstanden sind. 18 Alle Unterlagen, die älter sind oder die im folgenden Plan nicht genannt sind, müssen, selbst wenn ihnen kein Erhaltungswert zuzukommen scheint, vorerst aufbewahrt werden; die fachliche Entscheidung über deren Archivierung oder Kassation trifft das Landeskirchliche Archiv. 19 Ebenso darf in Zweifelsfällen nicht ohne Zustimmung des Landeskirchlichen Archivs kassiert werden.

20 Ausschlaggebend für die Entscheidung über die dauernde Aufbewahrung ist die Dokumentation von Leben und Wirken der eigenen Körperschaft, und zwar in möglichst aussagekräftiger Form (z. B. Unterlagen über Konzeption, Zielsetzung oder Organisation der eigenen Arbeit, Jahresberichte, Statistiken, Chroniken). 21 Der vorliegende Plan ist innerhalb der Fristen nach den Hauptgruppen des Aktenplanes der Evangelischen Kirche von Westfalen gegliedert. 22 Die unter den Ziffern B bis H genannten Fristen beginnen jeweils mit dem Schließen der Akten.

23 Zusätzlich zu den hier aufgeführten inhaltlichen Kriterien gilt als wichtige formale Grundlage für die Bewertungsentscheidung, Redundanzen durch Doppel- oder Mehrfachüberlieferung zu vermeiden. 24 Archivwürdige Überlieferung, die mehrere kirchliche Körperschaften betrifft, ist stets nur bei der federführenden Stelle aufzubewahren. 25 Unterlagen, die nur der Vorbereitung von zusammenfassenden Darstellungen dienen und deren Inhalt vollständig in diesen enthalten ist, können kassiert werden.

26 Neben dem eigentlichen Schriftgut in den Registraturen werden zuweilen auch historische Nachrichten über die eigene kirchliche Körperschaft gesammelt. 27 Dieses Sammlungsgut (z. B. Zeitungsausschnitte, Abschriften von historischen Quellen oder historische Darstellungen, aber auch Bild-, Film- und Tondokumente von kirchlichen Ereignissen und Persönlichkeiten oder von Gebäuden, Kunstwerken und Denkmälern) ist ebenfalls dauerhaft aufzubewahren. 28 Für eine aussagekräftige Auswahl ist das Landeskirchliche Archiv zurate zu ziehen, eine Kassation von Sammlungsgut darf nicht ohne Zustimmung des Landeskirchlichen Archivs erfolgen.