Gemäß § 46 Absatz 1 FiVO haben die kirchlichen Körperschaften für den Schluss des Haushaltsjahres sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden und Rechnungsabgrenzungsposten genau zu erfassen und mit ihrem Einzelwert in einem Inventar zu erfassen.

1 Die Inventurrichtlinie ist die Grundlage für die Durchführung von Inventuren und für die Aufstellung von Inventaren. 2 Die Inventurrichtlinie stellt sicher, dass das im wirtschaftlichen Eigentum stehende Vermögen und die Schulden ordnungsgemäß erfasst, einheitlich im Inventar abgebildet und nach gleichen Bewertungskriterien bewertet werden.

Auf Grund der Erfassung und Bewertung der Vermögensgegenstände, Schulden und Rechnungsabgrenzungsposten soll in der daraus abgeleiteten Bilanz ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage zum Bilanzstichtag 31. Dezember dargestellt werden.

1 Die Inventur ist die Tätigkeit zur Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden. 2 Die Ergebnisse der Bestandsaufnahme, die durch Zählen, Messen, Wiegen und Schätzen ermittelt werden, sind während des Zählvorganges in Zähllisten und Inventarlisten festzuhalten. 3 Die Summen aller Inventarlisten bilden das Inventar.

1 Das Inventar ist das Verzeichnis, das im Rahmen der Inventur ermittelte Vermögensgegenstände und Schulden detailliert nach Art, Menge und Wert aufzeigt. 2 Es dokumentiert das Vermögen und die Schulden zu einem bestimmten Stichtag. 3 Das Inventar ist die Grundlage für die Bilanz.

Der Weg von der Inventur zur Bilanz lässt sich in vier Schritten darstellen:

1 Nach der Art der Durchführung unterscheidet man die körperliche Inventur, die Beleginventur und die Buchinventur (Inventurformen). 2 Nach dem Zeitpunkt der Durchführung wird nach der Stichtagsinventur und der vor- oder nachverlegten Inventur unterschieden (Inventurverfahren).

1 Die Inventur- und Inventarunterlagen sind Bestandteile der jährlichen Rechnungslegung. 2 Die Inventur muss demzufolge die gleichen formalen Grundsätze erfüllen wie das übrige Rechnungswesen.

Für die Vorbereitung, Durchführung, Überwachung und Aufbereitung der Inventur sind daher insbesondere die folgenden Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur zu beachten:

Die Grundsätze werden im Folgenden kurz erläutert:

1 Eine zuverlässige Inventarisierung setzt eine sorgfältige Inventurplanung voraus. 2 Da sowohl die Planung als auch der Ablauf der Inventur von dem angewandten Inventurverfahren abhängig ist, sind zunächst die für die Aufnahme der Vermögensgegenstände und der Schulden anzuwendenden Inventurverfahren festzulegen, wobei die konkreten Voraussetzungen für die einzelnen Verfahren zu berücksichtigen sind.

1 Das Leitungsorgan legt in Abstimmung mit der kreiskirchlichen Verwaltung die Inventurleitung fest. 2 Sie erstellen gemeinsam einen Inventurrahmenplan, der den Umfang der Inventur sachlich (Sachplan) und zeitlich (Zeitplan) klar abgrenzt und die persönlichen Zuständigkeiten (Personalplan) festlegt.

1 Die Inventurleitung ist für die Koordinierung aller mit der Inventur zusammenhängenden Arbeiten zuständig. 2 Hierunter fallen u. a. folgende Aufgaben:

1 Es bietet sich an, Inventarisierungsbeauftragte zur Durchführung der Inventur in Zusammenarbeit mit der Inventurleitung zu benennen. 2 Insofern bestimmt jeder Inventurbereich eine Inventarisierungsbeauftragte bzw. einen Inventarisierungsbeauftragten sowie eine Stellvertretung und teilt diese der Inventurleitung mit. 3 Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, weitere „Verantwortliche vor Ort“ (z. B. Küsterinnen bzw. Küster) für die Überwachung der Inventarbestände und die Durchführung der Inventur zu benennen.

Der Sachplan legt die Inventurbereiche exakt nach örtlichen und sachlichen Gesichtspunkten fest, um sie den aufnehmenden Mitarbeitenden gezielt zuordnen zu können, wodurch Doppelerfassungen und Erfassungslücken ausgeschlossen werden.

Dafür können z. B. Gebäude, Stockwerke, Räume, Raumteile und andere Örtlichkeiten herangezogen werden.

1 Bei der ausgeweiteten Stichtagsinventur wird die Inventur zeitnah innerhalb von zehn Tagen vor und zehn Tagen nach dem Bilanzstichtag durchgeführt. 2 Veränderungen zwischen dem Inventurtag und dem Bilanzstichtag sind vor- oder zurückzurechnen.

1 Bei der vorverlegten Inventur findet diese innerhalb von drei Monaten vor dem Bilanzstichtag (31. Dezember) statt. 2 Der ermittelte Wert muss allerdings auf den Bilanzstichtag vorgerechnet werden. 3 Diese Vorrechnung erfolgt nur wertmäßig und nicht mengenmäßig.

1 Bei der nachverlegten Inventur findet diese innerhalb von zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag statt. 2 Der ermittelte Wert muss allerdings auf den Bilanzstichtag rückgerechnet werden. 3 Diese Rückrechnung erfolgt nur wertmäßig und nicht mengenmäßig.

1 Die Zähllisten zur Erfassung der Inventurobjekte werden von der Inventurleitung zur Verfügung gestellt. 2 Es ist empfehlenswert, die vorhandenen Daten aus der Anlagenbuchhaltung in die Zählliste zu übernehmen und um weitere Felder zu ergänzen. 3 Die bzw. der Inventurbeauftragte nummeriert die Zähllisten fortlaufend und händigt sie den Aufnahmeteams aus. 4 Der Empfang der aus- und zurückgegebenen Zähllisten ist jeweils durch Unterschrift zu bestätigen. 5 Die körperlich vorhandenen Vermögensgegenstände sind in Augenschein zu nehmen (zählen, messen, wiegen und in Ausnahmefällen schätzen) und auf der Zählliste sind fehlende Gegenstände zu erfassen. 6 Die Aufnahmeteams füllen die Zähllisten während des Zählvorganges dokumentenecht aus. 7 Dies bedeutet, Eintragungen in den Zähllisten dürfen nicht nachträglich entfernt werden. 8 Sind falsche Eintragungen gemacht worden, so sind diese durchzustreichen und die Korrektur ist in einer neuen Zeile einzutragen. 9 Dabei ist zu beachten, dass der ursprüngliche Eintrag lesbar bleiben muss. 10 Die Zähllisten dürfen nach Fertigstellung keine freien Zeilen enthalten. 11 Freie Zeilen sind zu entwerten. 12 Alle ausgegebenen Zähllisten muss das Aufnahmeteam unterschrieben im Original an die bzw. den Inventurbeauftragten zurückgeben.

Eine körperliche Bestandsaufnahme bei beweglichen Vermögensgegenständen ist spätestens nach vier Jahren durchzuführen.

1 Während der Inventur ist zu prüfen, ob sich die Vermögensgegenstände in einem einwandfreien Zustand befinden. 2 Kann der einwandfreie Zustand nicht festgestellt werden, so ist dies bereits bei der Erfassung der Vermögensgegenstände entsprechend zu vermerken.

1 Ergeben sich während der Inventur Bestandsveränderungen, muss die bzw. der Inventurbeauftragte oder eine von ihr bzw. ihm bestellte verantwortliche Person sicherstellen, dass diese Bestandsveränderungen beim Zählvorgang Berücksichtigung finden. 2 Darüber hinaus muss eine korrekte Periodenabgrenzung vorgenommen werden.

Es muss einer unbeteiligten Person zu jeder Zeit möglich sein, den Zählvorgang, die Eintragungen in die Zählliste und eventuelle Bestandsveränderungen nachzuvollziehen.

1 Bei der Buchinventur werden Art, Menge und Wert der Vermögensgegenstände und der Schulden anhand der Buchführung ermittelt. 2 Bei der Beleginventur wird die Buchführung mit weiteren ergänzenden Belegen und Unterlagen abgestimmt (z. B. Saldenbestätigungen, Verträge, Urkunden, Grundbuch- und Katasterauszüge).

Eine Buch- und Beleginventur für Gegenstände des Anlagevermögens setzt voraus, dass innerhalb der Buchhaltung ein Anlagenverzeichnis geführt wird, in dem alle Zu- und Abgänge ordnungsgemäß und zeitnah erfasst werden.

In der nachfolgenden Tabelle ist dargestellt, mit welchen Inventurformen und Unterlagen sowie in welchem Umfang die wesentlichen Vermögens- und Schuldenpositionen im Rahmen der Inventur mindestens zu überprüfen sind.

1 Die jährliche Inventur erfolgt regelmäßig im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten. 2 Die Stichprobengrößen beziehen sich auf die Anzahl der jeweiligen Anlagegüter bzw. Positionen. 3 Soweit in der jährlichen Inventur über 5 % fehlerhaft sind, ist die Stichprobengröße zu erweitern.

1 Sobald alle Zähllisten vollständig ausgefüllt vorliegen, sind sie von der Inventurleitung zu prüfen. 2 Die Inventurleitung versichert zeitnah nach Beendigung und Nachbearbeitung der Inventur die Vollständigkeit und Richtigkeit der durchgeführten Inventur durch Unterzeichnung einer Inventurdokumentation.

1 Die Inventurleitung erstellt aus den Zähllisten die Inventarlisten. 2 In der Inventur festgestellte Inventarveränderungen werden in der Anlagenbuchhaltung fortgeschrieben. 3 Die jährliche Inventur ist damit Grundlage für die Erstellung der Bilanz und des Anhangs.

Die Bewertung der Vermögensgegenstände und Schulden richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben (FiVO²# sowie Richtlinie zu § 46 bis § 56 FiVO „Ansatz und Bewertung des Vermögens und der Schulden“³#).